Tender Manager (w/m/d) - Group Sales

Du möchtest komplexe Ausschreibungen erfolgreich steuern, neue Geschäftsmöglichkeiten erschließen und das Tender Management einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe aufbauen? Dann suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung als:

Tender Manager (w/m/d) - Group Sales

Als Tender Manager (w/m/d) übernimmst Du die zentrale Verantwortung für unser gruppenweites Ausschreibungsmanagement und arbeitest direkt mit unserem CCO zusammen. Du identifizierst attraktive Ausschreibungen, entwickelst wettbewerbsfähige Angebotsstrategien und steuerst Vergabeverfahren von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagsentscheidung. Dabei bündelst Du die Expertise unserer Tochtergesellschaften, professionalisierst unsere Tender-Prozesse und gestaltest den Aufbau eines zentralen Tender Desks. Bei entsprechender Zielerreichung bietet Dir die Position die Perspektive, innerhalb von zwölf Monaten die Leitung des Tender Desks zu übernehmen.

Die Arsipa Gruppe ist eine schnell wachsende, PE-backed Unternehmensgruppe im Bereich Health, Safety & Environment, unterstützt von Warburg Pincus. Mit über 1.000 Mitarbeitenden, 20+ Tochtergesellschaften und 90 Standorten in Deutschland und Österreich bauen wir im Rahmen einer klaren Buy-&-Build-Strategie eine skalierbare Plattform mit nachhaltiger Wertschöpfung. Unser Ziel: eine der führenden Anbieterinnen im deutschsprachigen Markt für Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit und Health, Safety & Environment zu werden – unterstützt durch zentrale Funktionen wie Finance, HR, Marketing und IT am Standort Berlin.

Hunting & Tender Management & Vergabeverfahren:

• Relevante öffentliche und privatwirtschaftliche Ausschreibungen identifizierst und bewertest Du anhand klarer Bid-/No-Bid-Kriterien hinsichtlich strategischer Relevanz, Wirtschaftlichkeit und Erfolgsaussichten.

• Vergabeunterlagen analysierst Du sorgfältig, prüfst Teilnahme- und Eignungsanforderungen und koordinierst Bieterfragen sowie bei Bedarf Rügen in Abstimmung mit unserer Rechtsberatung.

• Den gesamten Angebotsprozess steuerst Du eigenverantwortlich, von der Zeitplanung über Eignungsnachweise, Betreuungskonzepte und Kalkulationen bis zur fristgerechten Angebotsabgabe.

• Mehrere parallele Vergabeverfahren koordinierst Du strukturiert und stellst die Einhaltung relevanter Fristen, formaler Anforderungen und interner Freigabeprozesse sicher.

Bid Strategy & Stakeholdermanagement:

• Wettbewerbsfähige Angebotsstrategien entwickelst Du gemeinsam mit unserem Chief Commercial Officer und dem Sales Team und unterstützt fundierte Entscheidungen über die Teilnahme an Vergabeverfahren.

• Kapazitätszusagen, Leistungsbeschreibungen und fachliche Beiträge unserer Tochtergesellschaften koordinierst Du und führst diese zu überzeugenden, wirtschaftlich tragfähigen Angeboten zusammen.

• Eng arbeitest Du mit Geschäftsführungen, medizinischen und sicherheitstechnischen Fachbereichen sowie zentralen Funktionen zusammen und steuerst die bereichsübergreifende Angebotserstellung.

• Gewonnene Ausschreibungen übergibst Du strukturiert an das Account Management und unterstützt einen reibungslosen Übergang von der Zuschlagserteilung in die operative Kundenbetreuung.

Tender Excellence & Commercial Development:

• Den Aufbau unseres zentralen Tender Desks gestaltest Du aktiv mit und entwickelst skalierbare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Standards für das gruppenweite Ausschreibungsmanagement.

• Eine zentrale Vorlagen- und Wissensbibliothek für Ausschreibungen etablierst Du und entwickelst standardisierte Angebotsunterlagen, Kalkulationsgrundlagen und Dokumentationsprozesse.

• Sämtliche Vergabeverfahren dokumentierst und steuerst Du in HubSpot und analysierst relevante Kennzahlen wie Zuschlagsquoten, Preisabstände und Ausschlussgründe.

• Digitalisierungspotenziale und KI-gestützte Anwendungen zur Ausschreibungsrecherche, Angebotsvorbereitung und Prozessoptimierung identifizierst Du und begleitest deren Umsetzung.

Das bringst Du mit:

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Tender oder Bid Management mit eigenständig gesteuerten Vergabeverfahren nach VgV, UVgO oder SektVO bilden Deine fachliche Grundlage.

• Fundierte Kenntnisse des deutschen Vergaberechts, insbesondere GWB Teil 4, VgV und UVgO, sowie Erfahrung mit Eignungsanforderungen, Bieterfragen, Rügen und Nachprüfungsverfahren zeichnen Dich aus.

• Erfahrung mit komplexen Dienstleistungsausschreibungen, ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis sowie die Fähigkeit, fünf bis acht Vergabeverfahren parallel strukturiert und terminsicher zu steuern, bringst Du mit.

• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1), gute Englischkenntnisse, ein sicherer Umgang mit Excel und CRM-Systemen sowie ein Wohnsitz in Deutschland runden Dein Profil ab.

Das hilft Dir, schneller erfolgreich zu sein:

• Kenntnisse in der Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit, insbesondere DGUV Vorschrift 2, ASiG oder ArbMedVV, sind von Vorteil.

• Erfahrung mit Bietergemeinschaften, Eignungsleihe oder der Koordination komplexer Angebotskonstellationen ist wünschenswert.

• Praktische Erfahrung mit HubSpot oder vergleichbaren CRM- und Tender-Management-Systemen ist ein Plus.

• Kenntnisse im Einsatz KI-gestützter Anwendungen zur Ausschreibungsrecherche, Dokumentenanalyse oder Angebotsautomatisierung würden Dir den Einstieg erleichtern.

• Attraktives Arbeitsumfeld: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in Vollzeit, 30 Tage Jahresurlaub sowie Heiligabend und Silvester jeweils einen halben Tag frei bieten Dir langfristige Perspektiven. Du arbeitest flexibel remote innerhalb Deutschlands oder in unserem zentral gelegenen Berliner Office im Rocket Tower inklusive Gym, unmittelbar an der U-Bahn-Station „Kochstraße“.

• Starke Teamkultur: Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit regelmäßigen Stand-ups, monatlichen All-Hands Meetings und gemeinsamen Events zur Förderung einer positiven und kollegialen Arbeitsatmosphäre.

• Direkte Nähe zum CCO & Entwicklungsperspektive: Du berichtest direkt an unseren Chief Commercial Officer, profitierst von kurzen Entscheidungswegen und regelmäßigem persönlichem Sparring. Bei entsprechender Zielerreichung hast Du die Perspektive, innerhalb von zwölf Monaten die Leitung unseres Tender Desks zu übernehmen und diesen fachlich sowie personell weiterzuentwickeln.

• Gestaltungsspielraum in einer Buy-&-Build-Plattform: Du gestaltest Prozesse, Strukturen und strategische Initiativen in einer krisensicheren, rasant wachsenden Unternehmensgruppe aktiv mit und erhältst Einblicke in die Umsetzung einer Roll-up-Strategie – unterstützt durch einen der weltweit führenden Investoren, Warburg Pincus.

• Messbarer Commercial Impact & attraktive Vergütung: Von der Identifikation neuer Ausschreibungen über die Entwicklung wettbewerbsfähiger Angebote bis zum Gewinn strategischer Kunden gestaltest Du den Ausbau unseres B2B-Geschäfts aktiv mit. Dich erwartet ein attraktives Fixgehalt mit einer variablen Vergütungskomponente, die an abgegebene Angebote und gewonnenen Umsatz gekoppelt ist, sowie moderne Tools wie HubSpot und KI-gestützte Tender-Anwendungen.